Kokeilun kautta selkeyttä viestintään

Kiuruveden kotihoidon haasteena oli viestintäkanavien sattumanvarainen käyttö. Nyt jokaiselle viestintäkanavalle on oma, selkeä tehtävänsä.

Kiuruveden kotihoidon sadan päivän kokeilu käynnistyi keväällä 2021. Ensimmäisenä tehtävälistalla oli tutustua Kiuruveden kotihoidon viestintäkanaviin. Yksikön käytössä oli Hilkka-toiminnanohjausjärjestelmä, Teams, potilastietojärjestelmä Pegasos ja sähköposti. Kokonaiskuva yksikön viestintäkanavien käyttötarkoituksesta oli hämärä. Huolella laaditun viestintäsuunnitelman myötä yksikössä päätettiin keskittyä enimmäkseen Teamsin käyttöön kokonaisvaltaisena tietopankkina sen monipuolisuuden vuoksi.

– Saimme koulutusta Teamsin käyttöä varten pariin otteeseen, ja kaikki sisäiseen viestintään liittyvät ohjeet annettiin henkilöstölle Teamsin välityksellä, Kiuruveden kotihoidon esihenkilö Suvi Flygare kertoo.

Teamsin ja sähköpostin lisäksi yksikössä käytetään aktiivisesti myös toiminnanohjausjärjestelmä Hilkkaa. Erityisen käteväksi se on osoittautunut silloin, kun viestien täytyy saavuttaa nopeasti kohteensa.  

– Mobiiliin saapuvat Hilkka-viestit tavoittavat henkilökunnan silloinkin, kun mahdollisuutta käyttää tietokoneen sähköpostia tai Teamsia ei ole. Se on korvannut meillä paperilappusten kirjoittamisen. Tuntuu, että viestinnän saavutettavuus on parantunut viestinnän järkevöittämisen myötä.

Hanke herätti huomaamaan

Sadan päivän kokeilun parhaaksi anniksi koettiin viestintäsuunnitelman teko ja herääminen siihen, mistä asioista kerrotaan ja minkä kanavan kautta.

– Meidän kannattaa jatkossakin kiinnittää huomiomme siihen, että tietyt asiat jaetaan aina tiettyjä kanavia pitkin.

Vaikka sadan päivän kokeilun myötä yksikön sisäinen viestintä toimiikin nyt jäsennellymmin kuin aiemmin ja lisäksi ulkoista viestintää on tehostettu, niin kehitettävää löytyy vielä muistioiden ja sähköpostin lukemisen aktivoinnissa.

– Pyrimme laittamaan kaikki muistiot ja muun materiaalin Teamsiin ja rohkaisemme henkilökuntaa säännölliseen sähköpostin käyttöön. Olemme antaneet ohjeen käydä lukemassa viestit kerran työvuoron aikana, koska esimerkiksi yleisiä tiedotteita tulee sinne säännöllisesti ja ne olisi hyvä ajantasaisesti käydä katsomassa, Flygare sanoo.

Kirjoittaja Maiju Korhonen, viestintäasiantuntija, Vetovoimainen vanhustyö-hanke / Savonia AMK