Kaikki tieto löytyy samasta paikasta

Iisalmelaisessa Palvelukeskus Kirkonsalmessa sijaitsevan Iltatähden yksikön haasteena oli viestin kulun epävarmuus. Sähköisen kanavan käyttöönotto perinteisen viestivihon rinnalle toi varmuutta tiedonkulkuun.

Toukokuussa käynnistyneen sadan päivän kokeilun tavoitteena oli kehittää tiedonkulkua ja kirjaamista. Ajatuksena oli, että kokeilun jälkeen kaikki tarpeellinen tieto siirtyisi ajantasaisena kaikille ja että kirjaaminen olisi asiakaslähtöistä ja toimintakykyä kuvaavaa.  Kokeilu alkoi tiimikokousten säännöllistämisellä. Kerran kuukaudessa pidettävistä tiimikokouksista tehtiin muistiot Iltatähden omalle, vastaperustetulle kanavalle Teamsiin. Myös aikaisemmin viestinvälityskeinona toiminut viestivihko jatkoi edelleen käytössä, koska sijaisilla ei ollut pääsyä yksikön Teams-kanavalle. Näin tieto saavutti kaikki riippumatta siitä, oliko työntekijän mahdollista saada Teamsiä käyttöönsä vai ei.

– Tiedonkulussa oli vanhoja, epämäärisiä käytäntöjä, joiden myötä tieto aina vain jäi johonkin matkalle. Nyt kun meillä on Teams käytössä, sieltä voi aina tarkistaa, jos vaikka esimerkiksi omainen tulee kysymään jotain, Iltatähden lähihoitaja Sirpa Kähkönen sanoo.

Tosi hyvä viestikanava

Kähkönen kokee, että aikaisemmin käytössä ollut viestivihko oli siitä epävarma, että kirjaaminen saattoi helposti unohtua kaiken kiireen keskelle.

– Teamsiin tulee helpommin laitettua asiat muistiin. Myös uusien asukkaiden hoitosuunnitelmat saadaan kirjattua nopeasti ylös.

Teamsin käyttöönoton lisäksi yksikössä päivitettiin hoitosuunnitelmia ja kirjaamiseen saatiin toivottua apua. Väliarviointeja alettiin tehdä säännöllisesti. Lisäksi lähijohtaja lähettää säännöllisesti viikkotiedotteen sähköpostilla henkilöstön luettavaksi ja kerran kuukaudessa hän käy yksikössä tapaamassa henkilökuntaa kasvotusten.

– Viestintäkeinot saatiin toimimaan paremmin ja tiedonkulku parani. Saimme uusia, toimivia käytäntöjä meille. Saimme myös uusia oivalluksia siihen, kuinka asiakaslähtöisyyttä voisi tuoda kirjaamisessa paremmin esille.

Kähkösen mukaan Teamsin käyttö on koettu helpoksi ja myös sen omaksuminen on ollut nopeaa.

– Olemme tehneet sinne koko talon ryhmän sekä erikseen jokaiselle osastolle oman ryhmän. Se on ollut meille tosi hyvä viestikanava. Kokeilusta oli selkeä hyöty meille.

Kirjoittaja Maiju Korhonen, viestintäasiantuntija, Vetovoimainen vanhustyö-hanke / Savonia AMK