Vapautta ja vastuuta somettamiseen työyhteisö!

Työelämä elää kovassa murroksessa ja eräs mielenkiintoisimmista viestinnän kenttään liittyvistä trendeistä digitalisaation rinnalla on itse- ja yhteisöohjautuvuus.

Kuten työntekijöiltä, myös viestinnältä odotetaan entistä enemmän tehokkuutta, joustavuutta ja ketterää muutosvalmiutta. Viestinnän tarpeet ovat entistä moninaisempia, aivan kuten organisaation muutkin työt ja niihin liittyvät ongelmat. Kuinka ja kuka nämä ongelmat ratkoo, on avainkysymys, joka johdattaa meidät itse- ja yhteisöohjautuvuuden äärelle.

Mistä sitten itse- ja yhteisöohjautuvuudessa on viestinnän näkökulmasta kyse?

Parhaiten ongelmista, olemassa olevista ratkaisukeinoista ja työvälineistä tietävät henkilöt, jotka asioiden kanssa päivittäin konkreettisesti työskentelevät. Viisainta siis antaa valta, vastuu ja vapaus heille, jotka asiasta parhaiten ovat perillä.

Valmentaessani työyhteisöjä viestintäsuunnitelmien tekemisessä olen havainnut ongelmia, jotka yhteisöohjautuvuudella voitaisi ratkaista. Kerronpa jo klassikoksi muodostuneen esimerkin, toki kovasti kärjistäen.

  • Esihenkilö ja työyhteisö ovat havainneet, että:
    • Rekrytoinnin eivät tuota toivottua tulosta, sopivia hakijoita ei löydy.
    • Työpaikka ei kiinnosta, koska siitä ei tiedetä juuri mitään tai tiedot perustuvat olettamuksiin ja aikojen saatossa puskaradiossa kerrottuihin sattumuksiin.
  • Työntekijät ovat sitä mieltä, että työpaikan tulisi löytyä somesta, kuten Facebookista, koska:
    • Voimme näyttäytyä vetovoimaisempana, kun kerromme työstä, yhteisöstä, ammattitaidosta, onnistumisista arjessa
    • Antaa oikeaa tietoa asiakkaille ja sidosryhmille helposti ja ajantasaisesti
    • Haluamme olla olemassa! Eräskin sanonta, jos se ei ole somessa, sitä ei ole tapahtunut –ei ole syntynyt sattumalta… Haluamme olla myös löydettäviä. Asiakkaita, sidosryhmiä ja tulevia työntekijöitä varten.

Eihän sikaakaan osteta säkissä. Miksi työpaikkaa pitäisi näin hakea?

  • Päädytään esihenkilövetoiseen ratkaisuun ja mitä siitä seuraa:
    • Esihenkilö luo organisaatiolle Facebook-sivun
    • Esihenkilö pitää päivitysoikeuden itsellään, mutta
    • Ei ehdi päivittää muiden töiden lomassa riittävän usein ja ajantasaisesti
    • Päivitykset ovat yksitoikkoisia, koska osaamista ja ideoita ei ole –saatikka aikaa niiden kehittämiseen
    • Loma-aikoina päivittämistä ei tapahdu.
  • Esihenkilö määrää työntekijän ylläpitämään sivua
    • Päivitysrytmi määräytyy muiden töiden mukaan, välillä ilmenee viivettä
    • Päivitykset ovat yksitoikkoisia, koska ideoita on yksin vaikea löytää
    • Loma-aikoina päivittämistä ei tapahdu.
  • Päädytään yhteisöohjautuvaan ratkaisuun ja mitä siitä seuraa:
    • Tiimi hyödyntää jäsentensä erityisosaamista sivun rakentamisessa ja sisällöntuotannossa
    • Vaihtelevaa, monipuolista ja mielenkiintoista sisältöä
    • Eri näkökulmia viestinnässä
    • Ajantasaista, aktiivista, myös loma-aikoina
    • Yhdessä sovitun linjan mukaista

Esimerkki on sovellettavissa kaikkeen työyhteisön viestintään. Oli kyse sitten työohjeista, asiakasinformaatiosta tai ulkoisesta mielikuvamarkkinoinnista, olemme me kaikki viestijiä ja viestintäkanavia. On meidän jokaisen vastuulla, että viestit kulkevat ja ovat linjassa toimintamme kanssa.

Puhtaasti yhteisöohjautuvassa organisaatiossa esihenkilöitä ei ole lainkaan, vaan kaikki valta, vastuu ja vapaus on tiimeillä. Mikäli organisaatiossa halutaan esihenkilön rooli säilyttää, tulisi hänen tehtäviin kuulua yhteisen ajattelun, ongelman ratkaisemisen ja oppimisen rakenteiden luomisen. Esihenkilön rooli on mahdollistajana ja kannustajana, sekä pattitilanteissa auttaa löytämään ratkaisu tai tapa edetä työssä.

Itse- ja yhteisöohjautuvuus perustuu luottamukseen, tasa-arvoon ja arvostukseen. Käsitykseen siitä, että olemme kaikki yhdenvertaisia työyhteisön jäseniä ja teemme parhaamme. Itseohjautuvuus näkyy kykynä johtaa omaa työtä ja kannustaa kaveria samaan. Tämä vaatii avointa tiedon jakamista ja toimivaa viestintää. Tiimi voi rakentaa päätöksensä ainoastaan tiedon varaan, joten se täytyy olla saatavilla. Jokainen on tällöin vastuussa tiedon tuottamisesta, jakamisesta, ylläpitämisestä ja hyödyntämisestä.

Yhdessä asetetut tavoitteet, sovitut menetelmät ja pelisäännöt ohjaavat tiimien työskentelyä –myös viestinnässä.

Kirjoittaja Tytti Mönkkönen, viestinnän ja liiketoiminnan kehittämisen asiantuntija ja opettaja Savon ammattiopisto.

Lähteenä on käytetty Kati Toikan aineistoja ja webinaareja.